Personeel en organisatie

Formatie & Bezetting

We hebben binnen de totale begroting de -in het voorjaar aangekondigde- investering in de organisatie voor een groot deel gerealiseerd. Dit deden we met het aantrekken van extra personeel bij ruimtelijke ordening en openbaar gebied. Hiermee gaan we samen projecten en plannen in het fysieke domein uitvoeren om de ambities met elkaar waar te maken.

Ter overbrugging van de hiervoor genoemde investering hebben we eerst externe krachten aangetrokken. Daardoor verwachten we voor inhuur ongeveer 14,8% van de loonsom dit jaar uit te geven. Dit is overigens minder dan de 16% in 2017. Vergelijkbare gemeenten kwamen in 2017 op 17% uit.

Ondanks de aantrekkende arbeidsmarkt blijven wij een aantrekkelijke werkgever.
We slagen er in het algemeen redelijk goed in jonge, maar soms ook meer oudere ervaren, krachten te werven voor onze organisatie. Slechts in enkele vacatures kunnen we nog moeilijk structureel voorzien.

In-, door- en uitstroom

In de eerste 8 maanden is aan 17 medewerkers ontslag verleend, zijn 3 medewerkers intern doorgestroomd en zijn 44 medewerkers (waaronder 21 jonger dan 35 jaar) ingestroomd. Van de instromers zijn er 14 medewerkers die eerst werden ingehuurd en vervolgens in 2018 in dienst konden treden. Ons intern mobiliteitsproces wordt met kracht voortgezet.

Organisatieontwikkeling

We zijn bezig om onze organisatie in het kader van een optimale dienstverlening nog effectiever en efficiënter te maken. Hiermee willen we de doorontwikkeling, zoals aangegeven bij de beëindiging van het programmaplan Bewegen naar de klant, een vervolg geven en onze ambities waarmaken. Het gaat hierbij om het bundelen van kennis en vaardigheden van en visie op de organisatie, de leiderschapsstijl, de communicatievorm en denkkracht vanuit een integraal perspectief. Hiertoe vormen de nieuwe afdelingen Financiën & Control en Organisatieontwikkeling een goede basis.

Ziekteverzuim en Arbo

Onze doelstelling voor 2018 is 5% en onze ambitie is maximaal 4% verzuim. Het voortschrijdend gemiddelde van 5,85% laat ten opzichte van 2017 (was 5,4%) een licht toenemend ziekteverzuim zien. Mede door de beëindiging en re-integratie van een aantal langdurig zieke medewerkers verwachten we het laatste kwartaal een lichte daling. We verwachten voor 2018 iets boven ons streven uit te komen.

De aandacht ligt hierbij op kort- en kortfrequent verzuim, waarbij we insteken op preventie en intensieve ziekteverzuimbegeleiding. We gaan de resultaten van de risico-inventarisatie en evaluatie (RIE&E) benutten om de arbeidsomstandigheden verder te optimaliseren.

Opleiding en ontwikkeling

Gelet op de vele veranderingen en de hogere kwaliteitseisen is de behoefte aan opleiding, training en coaching toegenomen. Via onze ontwikkelnavigator nemen bijna alle medewerkers deel aan allerlei verschillende in-company opleidingen en trainingen. Ook voor afzonderlijk teams worden diverse ontwikkel- en coachingstrajecten georganiseerd.
Voor een duurzame borging van de diverse projecten uit het programma ‘Bewegen naar de klant’ blijven we investeren in de kwaliteit en (door)ontwikkeling van ons personeel met vooral opleidingen en vaardigheidstrainingen op het gebied van procesoptimalisatie en klantgerichtheid (houding en gedrag).

Informatisering & automatisering

Digitalisering

De implementatie van het nieuwe belastingensysteem is gereed. De implementatie van de applicaties t.b.v. beheer openbaar gebied, schuldhulpverlening, E-hrm personeelssysteem, het projectplanningensysteem en voor het elektronisch factureren lopen op schema.

De pilot met het digitaliseren van het vergunningenproces is enkele maanden vertraagd door technische problemen aan de kant van leverancier Roxit en kan naar verwachting worden opgeleverd in november. Het zaaksysteem is uitgebreid met nieuwe mogelijkheden zoals het digitaal kunnen ondertekenen van documenten en een portaal voor het digitaal kunnen versturen van de omgevingsvergunning.

Vanaf september maakt de organisatie gebruik van het nieuwe RDS-systeem met Windows 10, als opvolger van de VDI-werkplek met Windows 7. De integratie van de mobiele telefonie in het bedrijfsnetwerk (op basis van Microsoft Skype) is naar 2019 doorgeschoven.

Het gebruik van MS-Office 365 wordt de komende jaren gefaseerd ingevoerd. Het overzetten van de gemeentelijke mailomgeving naar de cloud en het kunnen gebruiken van MS-Office programma’s op de eigen mobiele apparaten is gerealiseerd.

Research Data Center
Het gebruik van data wordt steeds essentiëler voor de gemeentelijke taken en dienstverlening. In samenwerking met het CBS hebben we voor de zomer een onderzoek uitgevoerd naar de meerwaarde van het gebruik van data-analyse. In oktober openen wij het research data center om enkele gemeentelijke vraagstukken te gaan onderzoeken met toepassing van gegevensanalyse.

Digitale Agenda 2020
Het uitvoering geven aan de Landelijke Digitale Agenda 2020 loopt volgens planning. Gemeente Schagen doet onder dit programma mee aan een gezamenlijke aanbesteding voor een nieuwe gemeentelijke gemeenschappelijke infrastructuur (GGI). Op dit netwerk zijn alle overheidsorganisaties met elkaar verbonden en met de Landelijke voorzieningen zoals het Omgevingsloket en Mijnoverheid.

Informatiebeveiliging & privacy
Op 25 mei 2018 is de Europese AVG wet van kracht gegaan. Daarvoor treffen we momenteel de benodigde maatregelen en voeren we beveiligings- en privacy audits uit op onze ICT-omgeving. Het uitvoering geven aan de AVG loopt op schema.

In het 3e kwartaal zijn we gestart met het uitbreiden van onze ICT-uitwijk omgeving in Amsterdam voor de bedrijfscontinuïteit bij calamiteiten. In 2019 wordt hier verder aan gewerkt.

Winstwaarschuwing ICT exploitatie
Bij de eerste rapportage hebben wij u een winstwaarschuwing aangekondigd. Wij hebben in 2018 te maken gehad met eenmalige onvoorziene kosten en ook zien we in het totaalbeeld de kosten voor onze ICT-voorziening de komende jaren structureel licht toenemen. Dit wordt met name veroorzaakt door de vereiste maatregelen op het gebied van de informatiebeveiliging & privacy en de groei van de hoeveelheid informatie op onze systemen. Wij verzoeken de raad om de ICT-begroting voor 2018 bij te stellen met het benodigde budget.

Financiën
In de eerste 6 maanden van dit jaar is 97,5% van de ontvangen facturen binnen 30 dagen betaald. In deze periode is 40% van de ontvangen facturen binnen 7 dagen betaald.

Juridische Zaken

Juridische Zaken heeft van vrijwel alle soorten besluiten een bepaald aantal tegen het juridisch licht gehouden. De bevindingen daarover hebben we teruggekoppeld met de afdelingen, waarbij we aandacht kon worden vestigden op concrete verbeterpunten.

Voorts is het ambtelijk horen geëvalueerd. Dat er toe heeft geleid dat we organisatiebreed en in gezamenlijkheid kijken hoe we het proces nog beter en efficiënter kunnen vormgegeven.

Effecten
De bezwarencommissie wordt minder ingeschakeld; daar waar vorig jaar nog 37 van de in totaal 108 ingediende bezwaarschriften via de commissie zijn afgehandeld, is in 2018 de commissie nog geen enkele keer ingeschakeld voor de afhandeling van de 66 bezwaarschriften(tot en met september).

Wat het aantal bezwaarschriften betreft is er sprake van een vermindering: in 2017 in totaal 108 bezwaarschriften en in 2018 (met een prognose tot het einde van het jaar) 88 bezwaarschriften.

Hetzelfde geldt voor de beroepschriften: in 2017 in totaal 33 beroepschriften en in 2018 (met een prognose tot het einde van het jaar) 18 beroepschriften.

Huisvesting
Voor de herinrichting van de raadzaal is een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd en een ontwerp gemaakt. In het 4e kwartaal zullen wij de raad vragen een besluit te nemen voor de gewenste herinrichting van deze ruimte en het beschikbaar stellen van de benodigde middelen.